5 Redenen om te kiezen voor het e-formulier

We bankieren tegenwoordig digitaal, shoppen meer en meer via internet, boeken vakantie, etentje of concert online en voor het versturen van een felicitatie pakken we ons mobieltje of een tablet. Ook de meeste gemeenten zijn goed op weg en doen al veel aan digitalisering. Toch kom je als inwoner ook nog regelmatig formulieren tegen die je moet downloaden, uitprinten, invullen, ondertekenen en vervolgens per post aanleveren, samen met kopieën van eventuele bijlagen/bewijsstukken. Hoog tijd om over te stappen op het volledig digitaliseren van formulieren.

Redenen te over, hier zijn er vast vijf:

1. Veiliger
Een e-formulier kan niet worden gemanipuleerd. Ingebouwde beveiliging zorgt daarvoor. Dit maakt het gebruik van een e-formulier veel veiliger dan bijvoorbeeld een Word-bestand of zelfs een PDF, die je met wat handigheid wél kunt aanpassen.

2. Klantvriendelijker
De inwoner hoeft geen overbodige vragen te beantwoorden, maar krijgt alleen relevante vragen te zien, gebaseerd op eerdere antwoorden. Dat bespaart tijd.

3. Ingebouwde controle
In een e-formulier kunnen al tijdens het invullen controles worden uitgevoerd, wat bij een PDF- of Word-document onmogelijk is. Eventueel kan de invuller er al vóór het verzenden op worden gewezen dat zijn aanvraag op basis van de ingevoerde gegevens zal worden afgewezen. De aanvrager kan dan besluiten om de aanvraag niet in te dienen. Zo komen alleen valide aanvragen bij de gemeente terecht.

4. Sneller
Omdat er in een e-formulier meer vooringevuld en gevalideerd kan worden, kan de aanvraag eenvoudiger en sneller worden verwerkt.

5. Automatische verwerking
Aanvragen via een e-formulier kunnen zelfs automatisch worden verwerkt. Dat kan in een operationeel zaaksysteem en/of in een specifiek backofficesysteem. Aan de registratie komen dan geen mensenhanden meer te pas.

Benieuwd hoe u de voordelen van digitale formulieren pakt binnen uw organisatie? Neem dan contact op met Lennard Horstink via info@lostlemon.nl.

U bent hier