Tips & tricks voor online bijeenkomsten

Stel, je bent hard aan het werk met een inhoudelijk ingewikkelde opdracht waar een strakke deadline aan verbonden is. Nu je vanuit huis werkt, vraagt die toch al veel extra inspanning.

Je gaat online in overleg met collega’s over een vertraging die is opgetreden en dat zijn niet de makkelijkste gesprekken. Je zoekt naar een snelle oplossing. Tijdens een discussie hierover met een collega mengen diverse andere deelnemers zich in het gesprek. Dat is dus precies wat je niet wilt.

Gepubliceerd op: 24 juli 2020

Niet van een leien dakje
Sinds de corona-crisis zijn veel organisaties overgestapt op online bijeenkomsten. Dat gaat niet altijd van een leien dakje. Het is ons allemaal wel overkomen: je camera staat nog aan terwijl je dacht dat je al had ‘opgehangen’, de mobiel van je collega gaat ineens heel hard af of drie mensen beginnen op hetzelfde moment met praten. Deze situaties zorgen vaak voor een lachmomentje, maar halen ook de focus en het tempo uit een vergadering of presentatie. Gelukkig heeft Lost Lemon handige tips & tricks waarmee je jouw online bijeenkomst een stuk soepeler laat verlopen. Als adviesbureau in software, consultancy en onderzoek weet Lost Lemon wat er inhoudelijk in publieke organisaties speelt en is daarom de juiste partij om je hierin te begeleiden. We nemen je mee in onze ervaringen en laten je zien hoe het ook kan.

Bereid je goed voor
In het sociaal domein is kennisdeling heel belangrijk. Veel organisaties doen dat nu via online bijeenkomsten zoals webinars en kennissessies. Het is even wennen om zo’n online bijeenkomst te presenteren. Ook wil je zeker weten dat jouw laptop geen gekke dingen doet als je een nieuw programma gebruikt. Daarom raden we je aan om genoeg tijd in te ruimen voor de voorbereiding.

Je kunt een proefsessie organiseren. Belangrijk is dan om vooraf met elkaar te bespreken bij welke gespreksonderdelen je knelpunten verwacht. En natuurlijk test je tijdens die proefsessie alle knopjes en toepassingen. Zo raak je vertrouwd met het programma en krijg je grip op het doel van de bijeenkomst.

Stuur op tijd een link met instructies naar je deelnemers en vertel ze dat ze op tijd moeten inloggen. Dan kunnen ze eventuele inlogproblemen oplossen.

Niets is zo vervelend als al bij de start van je presentatie uit je focus te worden gehaald. Ben je net begonnen met praten, gaat Bep nog even koffie zetten. Intussen gillen de kinderen van Tarik dat papa moet komen. Het is voor alle deelnemers overzichtelijk als je start met een kleine ‘lijst van spelregels’ voor de bijeenkomst: reageren via de chat, raise hand, microfoons uit tenzij je praat. Het is zo gezegd en scheelt een hoop onrust.

Lost Lemon kan je bij een proefsessie ondersteunen. We denken met je mee over de voorbereiding en uitvoering, waarbij we natuurlijk ook aandacht hebben voor je doelstelling. Wij letten op de details en zorgen ervoor dat jouw online bijeenkomst soepel verloopt.

Kies een passend programma
Kies een programma dat past bij wat je wilt bereiken. Wil je vooral veel zenden via een presentatie of filmpje? Of houd je een interactieve sessie met je team? Elk programma heeft eigen functies die aansluiten bij een bepaalde behoefte en een bepaald doel. Let hierbij ook op het maximale aantal deelnemers dat het programma toelaat. Bij een bijeenkomst met veel deelnemers kun je bijvoorbeeld kiezen voor een programma waarbij alleen de presentatoren in beeld komen. Via de chatfunctie kunnen deelnemers laagdrempelig vragen stellen en/of opmerkingen maken. Interactie creëer je door een poll uit te zetten. Bij een kleinere bijeenkomst kan het juist prettig zijn als iedereen elkaar ziet en spreekt. Vanuit sommige programma’s kun je na afloop een enquête sturen om feedback over de bijeenkomst te krijgen.

Zorg voor technische ondersteuning ...
Tijdens een online bijeenkomst lopen deelnemers vaak tegen technische problemen aan. Het lukt ze niet om in te loggen, hun geluid doet het niet of er komt een pop-up in beeld die ze niet begrijpen. Als presentator wil je je hier niet mee bezighouden. Zorg dat iemand klaarzit om zulke problemen op te vangen. Diegene is bereikbaar via de telefoon, chat of e-mail. Kondig dit aan in je instructiemail, zodat de deelnemers weten wat ze moeten doen!

... en voor inhoudelijke ondersteuning
Het leiden van een online bijeenkomst is een vak apart. Als spreker wil je graag op de inhoud focussen. Je kunt ervoor kiezen om je bijeenkomst te laten begeleiden door een host. Hij of zij verzorgt de opening, praat de bijeenkomst aan elkaar ⎼ vooral bij het afwisselen van sprekers is dit handig ⎼ en sluit deze ook weer af. Verder kan de host de interactie tussen de deelnemers begeleiden en de chat in de gaten houden. De host brengt de vragen op het juiste moment in, zodat de presentator niet uit zijn/haar verhaal wordt gehaald. Een host houdt ook de tijd in de gaten.

Voor een organisatie in het sociaal domein is Lost Lemon de partner bij uitstek voor zowel inhoudelijke als technische ondersteuning van online bijeenkomsten. We hebben enthousiaste presentatoren en facilitators in huis, die gewend zijn aan het begeleiden van online bijeenkomsten en het oplossen van technische problemen. Vanzelfsprekend bespreken we vooraf jullie wensen en stemmen daarop af.

Kortom
Het is een uitdaging om in de huidige omstandigheden online bijeenkomsten voort te zetten en ook echt te laten slagen. Maar met een goede voorbereiding, een solide programma en een beetje ondersteuning kom je een heel eind. Wij helpen je daar graag bij.

Meer weten?
Wil je weten hoe Lost Lemon jouw online bijeenkomst tot een succes kan maken? Neem dan contact op met Jasper Muskiet via jaspermuskiet@lostlemon.nl.

U bent hier