De overgang naar een nieuw systeem is een hele onderneming, zeker met vijf verschillende locaties tegelijk. Als je vervolgens ook nog overgaat op een nieuwe werkwijze, met personeel dat niet altijd digitaal vaardig is, kun je spreken van een flinke uitdaging. Lost Lemon mocht Blijf Groep bij deze ingewikkelde transitie bijstaan.
Blijf Groep
Blijf Groep helpt om huiselijk geweld te stoppen. Via 5 locaties in Noord-Holland en Flevoland bieden ze hulp aan alle betrokkenen: slachtoffers, getuigen, plegers en kinderen. Hun uitgangspunt is het geweld te stoppen en duurzame veiligheid te creëren door hulp op maat. Bij deze hulp zijn een hoop partijen betrokken, denk aan cliënten, hun netwerk, instanties en natuurlijk collega’s die samen een plan vormen om huiselijk geweld te voorkomen. Het is belangrijk dat het plan en alles hieromheen geregistreerd wordt.
End of life, wat nu?
Het oude systeem waarmee de Blijf Groep werkte, stopte eind 2022. De voorbereidingen voor het kiezen van een nieuw systeem begonnen ongeveer 2 jaar eerder. Via het aanbestedingstraject is het systeem gekozen dat het beste aansloot op de behoeften van de eindgebruikers: Care4.
Nieuw systeem en nieuwe werkwijze
Blijf Groep kreeg niet alleen een nieuw systeem, er kwam ook een nieuwe werkwijze. De uitdaging werd om alle medewerkers binnen de verschillende disciplines met het nieuwe systeem te laten werken. Janneke Vosse, projectleider van deze transitie, schakelde de deskundigheid en lenigheid van Lost Lemon in om de Blijf Groep met de uitdaging te helpen. Belangrijk was medewerkers te voorzien van een vast aanspreekpunt voor alle vragen en wensen over het nieuwe systeem. Onze consultant Dieuwertje Okkels hielp de Blijf Groep bij deze transitie: “Werken met Care4 was voor mij ook nieuw. Als consultant is het mijn taak om de pijnpunten bloot te leggen bij de ingebruikname. Rekening te houden met wensen en moeilijkheden tijdens het proces en te zorgen dat iedereen meegenomen en betrokken wordt bij de transitie.”
Vertaalslag naar nieuw systeem
Bij Blijf Groep zijn maatschappelijk werkers voor cliënten met een hulpverleningstraject de grootste groep eindgebruikers. Maar het werkproces inrichten van de andere disciplines Receptie, Bureaudienst en Tijdelijk Huisverbod is net zo belangrijk. Om de vertaalslag naar het nieuwe systeem te maken, bespraken we met elk afzonderlijk team hoe het huidige werkproces eruit ziet, welke informatie ze gedurende de dag uit het systeem halen en waarom. Zo stelden we per team vast welke rechten ze krijgen in het nieuwe systeem, welke informatie ze registreren en hoe het systeem hen kan ondersteunen bij de nieuwe werkwijze.
Medewerkers laten wennen aan de nieuwe situatie
Alle medewerkers werden getraind in de nieuwe werkwijze en het nieuwe systeem. Dieuwertje schoof aan bij deze trainingen en ging samen met inhoudelijke collega’s de Blijf Groep-locaties af om medewerkers alvast bekend te maken met het nieuwe systeem en de beschikbare gebruikersondersteuning. “Tijdens deze sessies noteerde ik alle vragen en opmerkingen over het systeem. Op basis hiervan werden aanpassingen gedaan aan de inrichting, een document met veelgestelde opgesteld en de handleidingen geschreven.”
De livegang
Het nieuwe systeem ging 4 januari live voor alle locaties. Op elke locatie was inhoudelijke en ICT-ondersteuning aanwezig. Dit maakte de lijnen kort wanneer problemen zich voordeden. Dieuwertje: “Het is interessant om te zien hoe elke medewerker verschillend omgaat met een nieuw systeem. De een opent het direct en de ander wacht rustig 2 maanden af voordat hij/zij het systeem voor de eerste keer opent. Nu merk ik dat medewerkers graag een-op-een met me zitten om te leren/ervaren hoe het systeem werkt. De een-op-een begeleiding geeft rust en het gevoel dat ze niet achter lopen op de rest van de groep.”
Op papier werkt het anders dan in het echt
Je kunt nooit van tevoren weten of alles wat je bedacht hebt, ook in de praktijk werkt. Na de livegang kijken we daarom hoe de verschillende functionaliteiten aanslaan. In dit geval met oefenrondes waarin medewerkers direct hun vragen uit de praktijk kwijt konden. Alle wensen werden meegenomen, besproken en geprioriteerd. Dieuwertje houdt dit bij in een overzichtelijk systeem en bespreekt alles met het projectteam. Met een release werden elke twee weken de geprioriteerde wensen doorgevoerd. Zo verliep het project van start tot finish soepel.
“Dieuwertje heeft ons bijzonder goed geholpen bij de overgang naar het nieuwe systeem. Ze heeft zich alles heel snel eigen gemaakt, is een fijne gesprekspartner, gaat erop uit en doet wat ze heeft beloofd. Ook kijkt ze scherp mee naar wat er beter kan en heeft ze verstand van zaken. Dieuwertje heeft een heel belangrijk aandeel gehad in het succes van ons project en we zijn haar heel dankbaar voor haar inzet!” – Janneke Vosse, projectleider transitie Blijf Groep
Social Contact