Praten over plaatjes brengt mensen met elkaar in gesprek

Hoe belangrijk is beeld als middel om mensen met elkaar in gesprek te brengen? Het antwoord is even simpel als kort: heel belangrijk! Maar hoe dan?

Samenwerken onder hoge druk

De werkdruk is hoog bij de professionals die verantwoordelijk zijn voor informatie-uitwisseling in de keten van alle betrokken partijen. Veranderingen volgen elkaar in rap tempo op, er wordt verwacht dat je de regie neemt én daarbij moet je ook nog eens goed samenwerken met andere professionals binnen en buiten jouw eigen organisatie.

Humor en visualisatie

Als je een veranderopgave hebt of als jouw organisatie op een andere manier wil gaan samenwerken en daarvoor gegevens in de keten gaat uitwisselen, dan betekent dat ander beleid. Wat gaat er veranderen? Wat betekent dat voor jouw functie? Wat wordt er van jou verwacht? Die onzekerheden leiden er soms toe dat mensen ‘op slot’ gaan, zich verschansen in hun eigen bunker. Niet echt de basis voor goede samenwerking, lijkt me. De basis voor goede samenwerking is immers inzicht in de positie en situatie van de ander en wederzijds begrip. Om dat laatste te kunnen doen, moet je je kunnen verplaatsen in die anderen. Humor en visualisatie kunnen helpen om op de stoel van de ander plaats te nemen. En om uit te zoomen zodat je het grote geheel beter gaat zien.

Praatplaat

Ik geef een voorbeeld. Voor een grote speler in de zorg moest in beeld worden gebracht hoe de samenwerking tussen de verschillende professionals over de diverse data-registraties verliep. We hebben samen in kaart gebracht wat de situatie van dat moment was ⎼ we maakten een overzicht van alle registraties die er plaatsvonden ⎼ en een overzicht van de situaties waar de diverse organisaties mee geconfronteerd werden bij het registreren en uitwisselen van gegevens. Daarbij hebben we ook aandacht besteed aan de onrust en chaos die er waren. De inzichten hebben we vastgelegd in een zogeheten praatplaat. Aan de hand van die praatplaat hebben we de professionals gevraagd of het een herkenbaar beeld was, of ze zichzelf in die plaat herkenden. Vervolgens hebben we gevraagd hoe ze de situatie ervoeren en hoe ze het anders zouden willen. Hoe zou hun ideale wereld eruit zien? Ook hebben we gevraagd wat ze dan van de ander(en) ⎼ hun ketenpartner(s) verwachten. Die praatplaat hielp om met elkaar in gesprek te gaan, om een breder beeld te krijgen, om de ander met jezelf mee te laten denken en om de situatie vanuit het perspectief van de ander te bekijken.

Gegevens uitwisselen

Een systeem is een middel. Het zijn de mensen die het moeten doen. Zij bepalen door al dan niet goed samenwerken of het een succes wordt. Ketensamenwerking is per definitie een kwestie van geven en nemen. Systemen moeten op elkaar aansluiten, maar ook de organisaties en de processen. Vertrekpunt bij (keten)informatie-uitwisseling is dat je kijkt naar wat de eindgebruiker en andere partijen in de keten nodig hebben. Ook dan kunnen illustraties helpen om elkaar beter te begrijpen en om te zien wat de ander (van jou) nodig heeft. Je kunt met ⎼ wél graag humorvolle ⎼ visualisaties van een voorbeeld uit de dagelijkse praktijk inzichtelijk maken wat de eindgebruiker nodig heeft. Praten over plaatjes maakt het makkelijker je in die ander te verplaatsen en een echt gesprek te voeren.

Pijnpunten zichtbaar maken

Deze aanpak vraagt om openheid, om een kwetsbare opstelling. Je legt immers ook pijnpunten bloot. Dus wil je als organisatie dit doen, dan vraagt dat om lef. Maar het levert ook heel veel op!