Leerlingenvervoer kan soepeler

Het nieuwe schooljaar is weer begonnen en zoals altijd was ook dit keer bij veel gemeenten de vraag of het leerlingenvervoer voor de kwetsbare leerlingen dan direct goed verloopt. Een leerling die ’s ochtends thuis niet wordt opgehaald of aan het einde van de eerste schooldag drie uur moet wachten voordat hij weer naar huis wordt gebracht; dat wil niemand. Toch is dat, ondanks alle goedbedoelde inspanningen van de betrokkenen, vrijwel elk jaar in veel gemeenten een terugkerend probleem. Betere informatie-uitwisseling is een deel van de oplossing voor een soepeler traject.

Hoe hebben we het geregeld?
In de zomer kunnen (ouders van) leerlingen leerlingenvervoer aanvragen voor het komende schooljaar. De gemeente beoordeelt de aanvraag en stuurt een beschikking naar de leerling. Als de aanvraag is toegekend, krijgt (de ouder van) de leerling een vergoeding voor het openbaar vervoer, een vergoeding voor het zelf wegbrengen van de leerling óf de leerling wordt door een taxibusje opgehaald (dat noemen we aangepast vervoer). Bij het aangepast vervoer staat de gemeente voor organisatorische uitdagingen.

Aangepast vervoer
Gemeenten besteden het leerlingenvervoer uit aan taxibedrijven. Dit doen ze via aanbestedingen. Vaak worden slechts één of twee vervoerders geselecteerd, want in de meeste gemeenten gaat het niet om grote aantallen leerlingen (bij grote gemeenten ligt dit anders).
Nadat alle aanvragen zijn afgehandeld en de gemeente dus in beeld heeft welke leerlingen moeten worden vervoerd, gaat die lijst naar de gecontracteerde vervoerders. Op basis van de woonadressen, schooladressen en schooltijden maakt de vervoerder vervolgens een optimale indeling, waarbij rekening moet worden gehouden met specifieke wensen van de leerlingen (bijvoorbeeld een 14-jarige jongen met autisme die slecht tegen drukte kan, wil je niet in een bus vol 5-jarigen hebben, want een schooldag kan voor hem dan niet slechter beginnen).

Heen en weer
Afgelopen zomer zijn er tussen de vervoerders en zeker honderden gemeenten om deze reden dan ook allerlei Excel-documenten heen en weer gestuurd. Niet alleen is dat inefficiënt - er komen ook later in de zomer en tijdens het schooljaar nog toekenningen bij, dus die Excels zijn al snel niet meer actueel. Het wordt echt tijd dat dit anders wordt aangepakt.

Privacy waarborgen
Een ander punt is het onveilig versturen (rondmailen tussen organisaties) van deze Excel-bestanden. Ook hebben we in een enkele regio gezien dat contractmanagers de beschikking hebben over deze lijsten. Een absoluut onwenselijke situatie. Een contractmanager hoeft om zijn werk te kunnen doen helemaal niet te weten aan wie op individueel niveau leerlingenvervoer is toegekend. Vanuit privacy oogpunt is de huidige praktijk in veel gemeenten dus een onwenselijke situatie.

Veilig via portaal
Dit kan dus beter. Maak de toekenningen van de gemeente inzichtelijk voor de vervoerder in dezelfde beveiligde applicatie waarin de gemeente die gegevens vastlegt. De vervoerder moet daar natuurlijk wel eenvoudig op in kunnen loggen. Het op een portaal beschikbaar stellen van de specifieke informatie zorgt er voor dat er:

  • Geen aparte lijsten in Excel hoeven te worden bijgehouden door de gemeente. Dit betekent verlaging van de administratieve lasten (uiteraard kan de vervoerder de lijst op het portal zelf als Excel downloaden);
  • Niet langer (onveilig) e-mailverkeer nodig is tussen gemeente en vervoerder;
  • Duidelijkheid is over wie welke lijsten kan zien (autorisatie) en wie wanneer iets heeft gedownload;
  • Niet meer ‘per ongeluk’ lijsten bij afdelingen of individuen terechtkomen die geen inzage mogen hebben. Anders gezegd: de privacy wordt beter beschermd;
  • Duidelijkheid is over de adressen en ophaaltijden, omdat de vervoerder altijd in de actuele database van de gemeente kan kijken. Er is dus één plek waar gegevens actueel juist zijn en volledig gehouden worden (er is dus nog maar één administratieve waarheid die beide partijen in kunnen zien, in plaats van rondzwevende documenten op eigen afgeschermde servers).

Ook iets voor uw gemeente?
Het werken met een portaal waar de vervoerder op kan inloggen heeft dus alleen voordelen. Het portaal is een extraatje bij LeerSaam, dé nieuwe oplossing voor gemeenten voor het afhandelen van onderwijstaken. Wilt u meer informatie? Neem contact met Pieter Verkaik via pieterverkaik@lostlemon.nl of 06-11304163.

U bent hier