Blog Pieter Verkaik: De leerplichttelling, het kan echt beter

In de zomer tellen alle gemeenten steevast het aantal verzuimmeldingen van leerplichtige jongeren om (verplicht) verslag aan de minister uit te brengen. Ik durf te beweren dat er in veel gemeenten wordt aangerommeld om de cijfers opgeleverd te krijgen. Dat de informatievoorziening te wensen overlaat, heeft twee oorzaken: de landelijke informatie-uitwisseling rond verzuim kan beter en de werkafspraken zijn niet overal hetzelfde.

Gepubliceerd op: 26 augustus 2019

Soorten verzuimmeldingen
Scholen, gemeenten en DUO hebben een gezamenlijk verzuimportaal. Een school meldt dat een leerling heeft verzuimd en DUO bekijkt op basis van het BSN welke gemeente een melding daarover moet krijgen. Dat is fijn, zo’n basisregistratie waar DUO op aangesloten is: hierdoor zijn de scholen, die soms leerlingen uit tot wel tientallen gemeenten hebben, geen tijd meer kwijt aan het zoeken naar de juiste gemeente. De scholen kunnen verzuimmeldingen doorgeven door in te loggen op het verzuimportaal van DUO of door een koppeling aan te leggen vanuit het eigen systeem. In beide gevallen kiest de school uit de volgende soorten verzuim:

o  16 uur in 4 weken
o   Langdurig relatief verzuim
o   RMC
o   Luxe verzuim
o   Overig verzuim, ziekte en schorsing

Op de website van DUO staat duidelijk omschreven wat de definities zijn die gehanteerd moeten worden per verzuimsoort. Omdat in de leerplichttelling de aantallen per verzuimsoort moeten worden geteld (wel gesplitst in basisonderwijs, speciaal onderwijs, voortgezet onderwijs en middelbaar beroepsonderwijs), zou je zeggen: dat moet wel lukken. In de applicatie van de gemeente tel je het aantal meldingen dat per verzuimsoort is binnengekomen en je hebt je cijfers. Appeltje eitje. In LeerSaam, de nieuwe applicatie voor gemeenten waarmee alle onderwijs-gerelateerde taken kunnen worden afgehandeld, worden de meeste van deze cijfers dan ook standaard meegeleverd. Dat scheelt de gemeente veel werk.

Overig verzuim
De praktijk blijkt gevarieerder. Scholen dienen namelijk een substantieel deel van de verzuimmeldingen in onder de categorie Overig verzuim. En laat het ministerie nou net deze categorie niet uitvragen in de leerplichttelling.

Na rondvragen blijkt Overig verzuim een vergaarbak aanmeldingen: scholen gebruiken die categorie om 1. hun zorgen over leerlingen kenbaar te maken en om 2. leerlingen te melden die een x aantal keer te laat op school zijn gekomen, 3. geoorloofd maar wel erg lang durend ziekteverzuim hebben, 4. voor beginnend verzuim (minder dan 16 uur) en 5. voor verzuim dat de school zelf niet kan duiden. Maar scholen blijken ook ‘normaal’ verzuim (meer dan 16 uur in 4 weken tijd) te melden als Overig verzuim.

Administratieve lasten
In de leerplichttelling wordt niet uitgevraagd wat er onder Overig verzuim geplaatst wordt. Gemeenten kunnen de cijfers uit die categorie dus buiten beschouwing laten. Toch negeren veel gemeenten deze categorie niet; ze zien in dat daarmee waardevolle informatie verloren zou gaan. Deze gemeenten maken voor de leerplichttelling dan ook geen gebruik van de verzuimmeldingen via DUO, maar grijpen terug op excel-sheets en andere door de gemeente zelf bij te houden tools om vervolgens handmatig de Overige verzuimmeldingen erbij op te tellen en dan ‘ongeveer’ de complete cijfers te hebben.

Hier is veel tijd en mee gemoeid en dat leidt tot hoge administratieve lasten. Nu voelen leerplichtambtenaren er niets voor scholen te dwingen minder gebruik te maken van de categorie Overig verzuim: men is bang dat de scholen dan helemaal niets meer melden.

Meer specificeren
De oplossing? De koppen bij elkaar steken en de categorie Overig verzuim opsplitsen in specifieke categorieën. Dit verlaagt de administratieve lasten en geeft leerplichtambtenaren, gemeenteraden én de minister sneller en beter inzicht. Ik trap de discussie af en stel voor:

o Te laat komen
o Geoorloofd ziek
o Schorsing
o Zorgen om situatie
o Overig

Verzuimprotocol per regio
Als we de categorie Overig zo opsplitsen, moeten we ook kijken naar de verzuimprotocollen die gemeenten en soms ook regionaal samenwerkende gemeenten (RMC-regio’s) hebben opgesteld. Hierin staat wát en wanneer er door scholen gemeld moet worden. Het probleem is dat elke regio daarvoor andere normen hanteert. Zo moeten in de gemeente Rotterdam scholen een leerling melden die 12 keer te laat is gekomen, terwijl dat in de gemeente Gouda al na 9 keer moet. Als we landelijk puur het aantal meldingen gaan tellen en geen rekening houden met de verschillende afspraken, is onderling vergelijken niet mogelijk. Daar moeten we dus rekening mee houden bij het inrichten van de nieuwe informatievoorziening.

Elke school zijn eigen visie
Verschillende werkwijzen zijn er niet alleen pér regio, maar ook binnen één regio. Elke school heeft een eigen visie op hoe leerlingen te motiveren en te begeleiden en dus eigen werkafspraken. In het onderzoek ‘Protocol onder de loep – Onderzoek naar de onduidelijkheden van het schoolverzuimprotocol van de gemeente Groningen’ is te zien dat drie scholen in dezelfde gemeente bewust anders omgaan met het te laat komen van leerlingen.

Om recht te doen aan de flexibiliteit die een school of regio heeft en toch de informatie-uitwisseling te verbeteren, zou het toevoegen van een veld ‘Volume’ aan de verzuimmelding ‘Te laat komen’ al veel beter inzicht geven. De school vult bij ‘Volume’ in hoe vaak de leerling tot dan toe te laat is gekomen. Zo kunnen scholen beter worden vergeleken én de leerplichtambtenaar kan er in de individuele cases ook iets mee. Het is maar een voorbeeld, ook bij de andere soorten verzuim zijn zulke kleine verbeteringen mogelijk.

Aan de slag!
Ik snap dat een optimale informatie-uitwisseling niet in één klap kan worden gerealiseerd; scholen, gemeenten, RMC-regio’s, softwareaanbieders, DUO en het ministerie zijn allemaal partner in dit dossier. Toch zien we bij Lost Lemon wel graag dat al deze partners nog dit jaar met elkaar rond de tafel gaan. De wil om te verbeteren is er zeker, maar dan zal daar ook bestuurlijk genoeg tijd voor moeten worden vrijgemaakt.

Pieter Verkaik is consultant sociaal domein bij Lost Lemon. Hij heeft veel ervaring met gegevensstandaarden binnen de participatiewet, jeugdwet en wet maatschappelijke ondersteuning en focust zich de laatste tijd ook op het onderwijs.

Meer weten? Neem contact op met Pieter via info@lostlemon.nl

U bent hier