Systemen laten doen waar ze goed in zijn...

...om zo uiteindelijk als gemeente en medewerkers ook plezier te hebben van systemen. Dit vraagt om een visie over het gebruik van systemen en de onderlinge koppelingen tussen systemen. Dienstverlening is vaak complex. Er zijn veel afdelingen en organisaties betrokken met even zoveel systemen, totaaloplossingen als wel gespecialiseerde systemen.

Minder applicaties in huis die hetzelfde doen

De gemeente Ede kiest bewust voor het terugdringen van verschillende applicaties met dezelfde functie. Informatie-Architect Richard Elschot van de gemeente Ede:  Nu hebben meerdere afdelingen binnen de gemeente een eigen applicatie voor bijvoorbeeld digitale fomulieren. Dit kost ons veel tijd om te onderhouden. We moeten kennis hebben van een veelheid aan systemen.”

Toolkit-formulieren voor alle digitale dienstverlening

Ede ziet de Toolkit e-formulieren als dé e-formulierenvoorziening voor de gehele digitale dienstverlening. In die visie moet een digitaal proces zoveel mogelijk gebruik maken van de Toolkit voor een aanvraag/melding. Gemeente Ede werkt daarom onder architectuur op basis van de GEMeentelijk ModelArchitectuur (GEMMA). GEMMA helpt gemeenten om (ICT-) ontwikkelingen in samenhang aan te sturen.

Koppelproblematiek beperken door inzet standaarden

Ook wil de gemeente Ede af van alle maatwerk koppelingen tussen applicaties. De GEMMA architectuur richtlijnen van KING helpen hierbij. Goed gespecificeerde koppelvlakken bieden mogelijkheden om eenvoudig(er) te koppelen. Richard: Voor een maatwerk koppeling moeten twee leveranciers meewerken. Beide leveranciers moeten aanpassingen doen aan het systeem om gegevens uit te wisselen. Dit kost alle partijen veel tijd. Bij elke nieuwe release is het ook nodig om de koppeling aan te passen.”

Sturen op het gebruik van standaarden

Ede gaat sturen op het gebruik van standaarden in de communicatie tussen systemen. Dit betekent dat de beheerafdeling meedenkt met hun collega’s over informatieuitwisseling. Ze adviseert welke standaarden er beschikbaar zijn. Als standaarden niet beschikbaar of aanpassingen aan de standaarden nodig zijn dan is koppelen via de broker/ESB daar de enige juiste tool voor. (Enterprise Service Bus (ESB) werkt als centraal contactpunt waar systeem-applicaties en ketenpartners eenvoudig op aansluiten. Hierdoor wisselen systemen eenvoudig gegevens uit).

Voordelen van deze visie

De visie van Ede komt neer op:  minder applicaties gebruiken, applicaties gemeente breed inzetten en volgens de zuivere standaarden met elkaar gegevens uitwisselen. Deze visie  heeft de volgende voordelen:

  • Beter kwaliteit van de digitale dienstverlening: burgers en bedrijven kunnen zo de voortgang van hun melding/aanvraag volgen en documenten opvragen.  
  • Betere informatie-uitwisseling met ketenpartners
  • Minder leveranciers, minder systemen, minder beheerlast, minder kosten
  • Optimale systemen voor iedere functie (één formulier systeem, één zaaksysteem, één DMS)

Sta je zelf ook voor deze keuze?

En zoek je experts om mee te sparren? Lost Lemon voorziet je van voorbeelden om keuzes beter tegen elkaar af te zetten. Bel met Eelco Brenner, 06-31634322 of stuur een mail: eelcobrenner@lostlemon.nl.

U bent hier